Đối với dân văn phòng nói chung và nhân viên hành chính nhân sự nói riêng thì Excel là một công cụ không thể thiếu. Việc sử dụng thành thạo các hàm Excel là một lợi thế rất lớn, giúp cho công việc của bạn trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
Sau đây sẽ là top 6 hàm Excel hành chính nhân sự giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Xem ngay!
1. Sự quan trọng của Excel hành chính nhân sự
Sự quan trọng của Excel hành chính nhân sự là không thể phủ nhân. Dưới đây là một số điểm khiến Excel cho hành chính nhân sự trở nên quan trọng.
- Excel là kỹ năng quan trọng bắt buộc cần thành thạo đối với nhân viên hành chính nhân sự, bởi tới 80% khối lượng công việc của họ cần sử dụng Excel thường xuyên.
- Giỏi Excel hành chính nhân sự sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về vấn đề cần tính toán trong đầu.
- Hiểu được các công thức Excel hoạt động như thế nào sẽ giúp các bạn có tư duy về tổ chức và thu thập dữ liệu tốt hơn.
- Sử dụng thành thạo các hàm Excel giúp bạn giải quyết công việc nhanh hơn. Và điều đó cũng là một phần giúp bạn có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc.
- Đa số các công ty dù lớn hay nhỏ đều sử dụng Excel hành chính nhân sự như một phần mềm để quản lý thông tin nhân sự, bảng lương,…
2. Một số hàm Excel quan trọng cho nhân viên hành chính nhân sự
Dưới đây là một số hàm Excel quan trọng cho nhân viên hành chính nhân sự chúng tôi đã tổng hợp. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
2.1. Lọc dữ liệu
Để lọc giữ liệu trong Excel thì bạn sử dụng hàm FILTER. Hàm FILTER giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, lọc dữ liệu và tiết kiệm thời gian. Bộ lọc FILTER trong Excel có thể lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện mà người dùng đưa ra và ẩn đi những hàng không đáp ứng điều kiện đó.
Chức năng lọc trong Excel hành chính nhân sự gồm có lọc dữ liệu mặc định (Auto Filter) và lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter).
2.2. Định dạng bảng
Bạn chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau là đã có thể định dạng bảng. Đầu tiên, chọn ô bất kỳ trong bảng hoặc phạm vi ô bạn muốn định dạng dưới dạng bảng. Sau đó, trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng như Bảng. Cuối cùng, bạn bấm vào kiểu bảng mà mình muốn sử dụng.
2.3. Các công thức tính và chỉ số nguồn nhân lực
Mặc dù có hàng trăm công thức và chỉ số nguồn nhân lực có thể giúp nhân viên hành chính nhân sự hoàn thành công việc. Tuy nhiên vẫn có một số công thức nổi bật vì chúng hỗ trợ thúc đẩy năng suất làm việc mạnh mẽ như: Chi phí phúc lợi dành cho nhân viên, tính toán chi phí phúc lợi cho nhân viên, tính lợi ích và phúc lợi theo phần trăm lương, tổng chi phí chi trả cho nhân viên,…
2.4. Định dạng ngày tháng
Để định dạng ngày tháng cho Excel thì bước đầu tiên bạn cần thực hiện là mở mục Format Cells. Tiếp theo bạn lần lượt thực hiện các thao tác chọn tab Number > Chọn phần định dạng Date > Lựa chọn kiểu hiển thị thời gian mà bạn mong muốn > Nhấn chọn OK. Chỉ bằng vài thao tác đơn giản như vậy là bạn đã định dạng được ngày tháng cho Excel hành chính nhân sự.
3. Top 6 hàm Excel cho hành chính nhân sự giúp bạn chuyên nghiệp hơn
Để trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc thì bạn nhất định không được bỏ qua top 6 hàm Excel hành chính nhân sự sau đây. Tìm hiểu ngay thôi nào.
3.1. Hàm Excel về ngày tháng năm cho hành chính nhân sự
Đối với hành chính nhân sự thì các hàm Excel Về ngày tháng sau đây là không thể thiếu.
- Hàm TODAY: Hàm này được dùng để xác định ngày hôm nay trong Excel. Để sử dụng hàm TODAY thì các bạn chỉ cần nhập công thức “ =TODAY() ”.
- Hàm DATEDIF: Dùng hàm DATEDIF khi người sử dụng muốn tính toán chênh lệch giữa hai ngày. Trước tiên, người dùng cần đặt ngày bắt đầu vào một ô và ngày kết thúc vào một ô khác. Sau đó, nhập công thức “=DATEDIF (start_date, end_date, unit)”.
- Hàm DAYS360: Đây là một hàm thông dụng trong Excel mà bạn cần phải biết để sử dụng Excel hành chính nhân sự. Lệnh DAYS360 trong Excel là hàm giúp trả về số ngày giữa 2 mốc thời gian. Cú pháp hàm: =DAYS360(end_date,start_date).
- Hàm YEARFRAC: Nếu bạn muốn tính toán sự khác biệt giữa hai ngày dưới dạng năm, hàm YEARFRAC sẽ làm điều đó cho bạn. Để sử dụng hàm này, bạn cần nhập lệnh “=YEARFRAC(start_date, end_date,[basis])”.
- Hàm NETWORKDAYS: Đây làm hàm dùng để tính toán tổng số ngày làm việc của nhân viên trong một thời kỳ cụ thể, không bao gồm các ngày cuối tuần và những ngày nghỉ Lễ cố định, một cách nhanh chóng và dễ dàng. Công thức hàm “=NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)”.
3.2. Định dạng bảng để làm việc trong Excel
Khi chuyển dữ liệu sang Excel, người dùng nên bắt đầu từ định dạng bảng. Bảng mới lập sẽ được định dạng với font chữ và màu nền, màu viền, màu đối lập mặc định. Nếu không thích định dạng bảng mặc định, bạn có thể dễ dàng thay đổi bằng cách chọn mẫu có sẵn trong Table Styles ở tab Design.
3.3. Lọc dữ liệu trong Excel
Bộ lọc Filter trong Excel có tác dụng giúp người dùng lọc dữ liệu theo các điều kiện đưa ra. Khi lọc, trên màn hình sẽ tự động hiển thị những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định và ẩn đi những hàng không đáp ứng yêu cầu.
3.4. Các hàm xử lý chuỗi
Để biết cách bóc tách dữ liệu trong Excel, đặc biệt là văn bản có dữ liệu lớn thì nhân viên hành chính nhân sự nhất định phải biết các hàm xử lý chuỗi sau. Hàm LEFT dùng để lấy một số ký tự, bắt đầu từ bên trái của chuỗi. Hàm RIGHT lấy một số ký tự bắt đầu từ bên phải của chuỗi.
Hàm MID giúp người dùng lấy các ký tự của chuỗi bắt đầu từ vị trí được chỉ định. Hàm LEN được dùng vào việc đếm số ký tự trong chuỗi Excel. Hàm TRIM là để loại bỏ tất cả khoảng trống ra khỏi văn bản, chỉ để lại một khoảng trống giữa các từ. Hàm LOWER để chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi sang chữ thường.
Hàm UPPER có tác dụng chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi sang chữ in hoa. Cuối cùng là hàm PROPER dùng trong việc chuyển các ký tự đầu tiên trong chuỗi sang in hoa.
3.5. Các công thức tính và chỉ số nguồn nhân lực phổ biến
Một số công thức và chỉ số nguồn nhân lực phổ biến dùng trong Excel hành chính nhân sự bao gồm: Chi phí phúc lợi dành cho nhân viên, doanh thu và các chỉ số thu hút nhân tài. Đây là những công thức và chức năng giúp ích rất nhiều cho công việc của nhân viên hành chính nhân sự.
3.6. Pivot Tables trong Excel cho hành chính nhân sự
Có thể nói trong các tính năng và công cụ của Excel thì Pivot Tables là một trong số các tính năng hữu ích nhất. Chúng gồm các báo cáo tóm tắt được tạo từ cơ sở dữ liệu, bảng trong trang tính, các tệp dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu nguồn bên ngoài.
Các chức năng của Pivot Tables cho phép người dùng chuyển đổi bất kỳ nguồn dữ liệu nào và thực hiện tóm tắt dữ liệu chỉ trong một vài cú nhấp chuột. Sau đó, người dùng có thể chỉnh sửa, kết hợp và thao tác dữ liệu theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
4. Kết luận
Ở bài viết trên chúng tôi đã đưa ra top 6 hàm Excel hành chính nhân sự giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Hy vọng kiến thức này có ích cho công việc của bạn. Từ đó giúp bạn xử lý các công việc nhanh chóng và khoa học hơn. Nếu bạn có mong muốn tìm việc làm Campuchia hay tại các nước khác, hãy truy cập vào website OKVIPđể tìm vị trí phù hợp và ứng tuyển nhé.
